Sachbearbeitung (m/w/d) Gremienmanagement

Gemeinschaft erleben

Bei der Arbeit des DJH spielt das Ehrenamt eine tragende Rolle, dieses führt den Verband lenkend-strategisch durch die Entscheidungsprozesse der unterschiedlichen Gremien. Zu den Gremien des DJH-Hauptverbandes zählen insbesondere Vorstand, Mitgliederversammlung, Geschäftsführerkonferenz und Sozialausschuss.

Wir suchen zum 01.10.2025 eine Sachbearbeitung (m/w/d) Gremienmanagement in Teilzeit (max. 19,5 Wochenstunden)

In dieser Position unterstützt du das Team im Gremienmanagement u.a. bei der Organisation und Nachbereitung von Online-Terminen sowie Sitzungen und Versammlungen in Präsenz.

• Vorbereitung und organisatorische Begleitung von Gremiensitzungen (z.?B. Einladungsmanagement, insbesondere die Pflege von Teilnahmelisten sowie die Kommunikation mit den Durchführungsorten der Veranstaltungen (z.B. Raum- und Verpflegungsbuchung), und die Zusammenstellung von Beratungsunterlagen zu den Terminen)
• Mitarbeit bei der Protokollführung und Nachbereitung von Sitzungen
• Zuarbeit bei der Koordination von Themen und Terminen aus den Gremien in die Arbeitsbereiche des Verbandes
• Unterstützung bei Terminkoordination und -vorbereitung von Gremienmitgliedern bei verbandspolitischen Kooperationspartnern des DJH-Hauptverbandes
• Pflege und Aktualisierung von Daten zu Gremienmitgliedern sowie externen Ansprechpersonen
• Unterstützung bei der Beschlusskontrolle und Dokumentation von Arbeitsständen
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung interner Abläufe, insbesondere im Bereich der digitalen Gremienorganisation (z.?B. Ablagestrukturen, Tools)

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrung in der Verwaltung, Büroorganisation oder Gremienarbeit von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office, idealerweise auch mit digitalen Tools zur Zusammenarbeit (z.?B. SharePoint, Teams)
• Sorgfältige, zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise
• Teamfähigkeit und Freude daran, strukturiert im Hintergrund zu arbeiten
• Bereitschaft zu gelegentlichen Abend- und Wochenendterminen im Rahmen von Gremiensitzungen

Gemeinschaft erleben: Unser Motto setzen wir im Hauptverband um! 

Wir unterstützen uns gegenseitig. Bei der Einarbeitung steht Dir ein Pate bei allen Fragen zur Verfügung. Deine Führungskraft und Deine Kollegen haben immer ein offenes Ohr für Dich. 

Als sozialer Verband ist uns die Vereinbarkeit von Beruf und Familie wichtig. Eine ausgeglichene Work-Life-Balance, flexibles und mobiles Arbeiten ist für uns selbstverständlich. Zusätzlich bieten wir allen Mitarbeitenden weitere zahlreiche Benefits. 

Unsere Benefits:  

• Familie & Beruf: Flexible Arbeitszeiten beim mobilen Arbeiten oder im Büro, Eltern-Kind-Büro, Hund im Büro.
• Vergütung: Leistungsgerechte und transparente Vergütung nach Entgeltsystem, 12,9 Monatsgehälter, Teilnahme an variablen Vergütungssystem, Sonderzahlungen, zusätzliche Urlaubstage, individuelle betriebliche Altersvorsorge.
• Gesundheit: Individuelle Gesundheitsangebote, Netzwerk von vergünstigten Sportangeboten (Sportnavi, EGYM Wellpass).
• Entwicklung: persönliches Weiterbildungsbudget zur freien Verfügung, Unterstützung und Förderung von berufsbegleitenden Maßnahmen.
• Rabatte: kostenlose Mitgliedschaft im DJH für Dich und Deine Familie, Zugang zu besonderen Benefits, Rabatten & Vergünstigungen.
• Mobilität: Parkplätze, E-Ladestation, überdachte Fahrradparkplätze.
• Kultur: Wir feiern unsere Erfolge gemeinsam. gemeinsame Feiern und Veranstaltungen, wie z.B. Sommer- und Weihnachtsfeiern, Welcome-Day für neue Mitarbeiter, die Teilnahme an Firmenläufen und noch vieles mehr.

Barrierefreiheit und Vielfalt: 

Der DJH Hauptverband e.V. setzt sich aktiv für Chancengleichheit und Vielfalt ein. Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Unsere Arbeitsplätze sind grundsätzlich barrierefrei. Bitte teilen Sie uns ggf. mit, welche Unterstützung Sie im Bewerbungsprozess oder am Arbeitsplatz benötigen – wir helfen gerne weiter. 

Das Deutsche Jugendherbergswerk (DJH) bietet als gemeinnützige Organisation allen Menschen, unabhängig von Herkunft und Geldbeutel, die Möglichkeit die Welt zu entdecken.
Das Angebot in den rund 400 Jugendherbergen in Deutschland und mehr als 2.500 Jugendherbergen weltweit reicht von Klassenfahrten und Seminaren über Gruppenreisen bis hin zum Familienurlaub. #andersalsdudenkst

Wir als Hauptverband vertreten die Interessen des DJH und arbeiten partnerschaftlich mit den 14 DJH-Landesverbänden zusammen. Wir sind u.a. zuständig für die Öffentlichkeitsarbeit, Mitgliederinformation, Marketing und organisieren Jugendbegegnungs- und Fachprogramme im In- und Ausland mit.